Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie dem Telekommunikation‑Digitale‑Dienste‑Datenschutz‑Gesetz (TDDDG).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen (z. B. Name, E‑Mail‑Adresse).

2. Verantwortlicher

Matthias Hollweg
Schreberstr. 46
49080 Osnabrück, Deutschland
E‑Mail: info@studiheim.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

1. Bearbeitung von Kontakt‑ und Mietanfragen / Vertragsanbahnung
   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
2. Kommunikation (z. B. per E‑Mail oder WhatsApp) im Rahmen von Anfragen / Vertragsanbahnung
   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (und ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für allgemeine Kommunikation)
3. Technischer Betrieb der Website, IT‑Sicherheit, Missbrauchs‑ und Betrugsprävention
   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse: sichere und stabile Bereitstellung der Website)
4. Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Aufbewahrung / Nachweise)
   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
5. Einbindung von Drittinhalten (z. B. Google Maps) nach Einwilligung
   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
   Endgerätezugriff (Cookies/ähnliche Technologien): § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung), sofern nicht technisch erforderlich.
6. Webanalyse mit Google Analytics 4 nach Einwilligung
   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
   Endgerätezugriff (Cookies/ähnliche Technologien): § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung).

4. Verarbeitete Datenkategorien

Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere:

• Anfragedaten: Name, E‑Mail‑Adresse, Telefonnummer, optional Uni/Hochschule, optional Studiengang, gewünschter Einzugstermin, Nachrichteninhalt
• Kommunikationsdaten: Inhalte und Metadaten der Kommunikation (z. B. Zeitpunkt, Absender/Empfänger)
• Technische Daten: IP‑Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene URL, Statuscode, Referrer, User‑Agent, ggf. weitere Logdaten
• Nutzungs-/Interaktionsdaten (bei Einwilligung): Seitenaufrufe, Klickpfade, Geräte-/Browserdaten, URL- und Zeitinformationen (Google Analytics 4 Ereignisdaten)

5. Besuch der Website: Hosting & Server‑Logfiles

Unsere Website wird bei ALL‑INKL.COM – Neue Medien Münnich bereitgestellt. Beim Aufruf der Website werden Server‑Logfiles verarbeitet (z. B. IP‑Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite/URL, User‑Agent, Referrer).

Zwecke: Auslieferung der Website, Fehleranalyse, Abwehr von Angriffen, Sicherstellung der Stabilität und Sicherheit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger: ALL‑INKL.COM – Neue Medien Münnich als Hosting‑Dienstleister. Soweit der Anbieter personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, richtet sich die Einbindung nach Art. 28 DSGVO.

6. Kontaktformular und Anfragen

Wenn du uns über ein Formular kontaktierst, verarbeiten wir die dort eingegebenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung deiner Anfrage und zur Kommunikation mit dir.

Im aktuellen Produktionsbetrieb verarbeitet eine bei ALL‑INKL betriebene PHP‑Schnittstelle die Anfrage. Sie speichert die Formulardaten in einem serverseitigen Anfrage‑Speicher und erstellt, sofern der E‑Mail‑Versand konfiguriert ist, eine Text‑E‑Mail an den für die Bearbeitung vorgesehenen Empfänger.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen / Anfragebearbeitung).
Pflichtangaben: Soweit Felder als Pflichtfelder gekennzeichnet sind, sind diese für die Bearbeitung erforderlich. Ohne diese Angaben können wir die Anfrage ggf. nicht bearbeiten.
Speicherdauer im serverseitigen Anfrage-Speicher: höchstens 365 Tage ab Eingang der Anfrage.

7. Kommunikation per E‑Mail

Wenn du uns per E‑Mail kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben (E‑Mail‑Adresse, Inhalt, ggf. Signaturdaten), um deine Anfrage zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfrage/Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (allgemeine Kommunikation).

8. E‑Mail‑Versand über ALL‑INKL

Die PHP‑Schnittstelle übergibt die aus einer Anfrage erzeugte E‑Mail mit der PHP‑Funktion mail() an die Mail‑Infrastruktur des Webhostings. Die serverseitig hinterlegten Einstellungen MAIL_FROM und MAIL_TO bestimmen Absender und Empfänger. Sind diese Einstellungen nicht vorhanden, wird keine E‑Mail erzeugt; die Anfrage kann weiterhin im geschützten serverseitigen Anfrage‑Speicher abgelegt werden.

Anbieter der Hosting‑ und Mail‑Infrastruktur: ALL‑INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland.
Zweck: Weiterleitung der Anfrage an den Verantwortlichen, Bearbeitung der Anfrage und anschließende Kommunikation.
Verarbeitete Datenkategorien: Absender‑ und Empfängeradresse, Betreff, Name, E‑Mail‑Adresse, Telefonnummer, gewählter Zimmertyp, optional Hochschule/Studiengang/Einzugstermin, Nachrichteninhalt, Versandzeitpunkt sowie technische Zustellinformationen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kommunikation zur Anfrage/Vertragsanbahnung) bzw. bei allgemeinen, nicht auf eine Vertragsanbahnung gerichteten Nachrichten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung der Nachricht).
Empfänger: der Verantwortliche sowie ALL‑INKL.COM – Neue Medien Münnich als Anbieter der Hosting‑ und Mail‑Infrastruktur.

9. Kommunikation über WhatsApp

Wenn du uns über WhatsApp kontaktierst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Inhalte (z. B. Nachrichten, ggf. Name/Telefonnummer) zur Bearbeitung deiner Anfrage.

Rechtsgrundlage (unsere Verarbeitung): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfrage/Vertragsanbahnung).
Hinweis: WhatsApp verarbeitet Daten auch als eigener Verantwortlicher nach den eigenen Datenschutzbedingungen. Dabei können Nutzungs‑/Metadaten in Drittländern (z. B. USA) verarbeitet werden.

Empfehlung: Bitte sende über WhatsApp keine besonders sensiblen Daten.

10. Drittinhalte: Google Maps

Google Maps ist auf unserer Website standardmäßig blockiert und wird erst nach deiner Einwilligung geladen. Nach Einwilligung können Daten an Google übertragen werden (insbesondere IP‑Adresse und Nutzungsdaten). Außerdem kann Google Cookies/ähnliche Technologien einsetzen.

Empfänger: Google Ireland Limited (EU) und Google LLC (USA, möglicher Drittlandempfänger).

Rechtsgrundlage:
- Laden/Übermittlung an Google: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
- Endgerätezugriff (Cookies etc.): § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung), sofern nicht technisch erforderlich.

Widerruf: Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-/Einwilligungs‑Einstellungen widerrufen.

10a. Webanalyse: Google Analytics 4

Google Analytics 4 wird auf unserer Website erst nach deiner Einwilligung geladen (nur wenn technisch aktiviert). GA4 ermöglicht uns die Analyse von Nutzungsinteraktionen (z. B. Seitenaufrufe, Klicks, aufgerufene Pfade), um die Website zu verbessern.

Anbieter: Google Ireland Limited (EU) / Google LLC (USA, möglicher Drittlandempfänger).

Verarbeitete Datenkategorien: Seitenaufrufe und Interaktionsdaten (z. B. Klickpfade), Geräte-/Browserdaten, aufgerufene URLs, Referrer-Informationen, Zeitstempel und IP-Adresse.

Rechtsgrundlage:
- Laden/Übermittlung an Google Analytics 4: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
- Endgerätezugriff (Cookies etc.): § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung).

Widerruf: Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-/Einwilligungs‑Einstellungen widerrufen.

11. Cookies / Einwilligungsverwaltung

Wir setzen ein Einwilligungs‑Management ein, um externe Inhalte (z. B. Google Maps) und Webanalyse (Google Analytics 4) jeweils nur nach deiner gesonderten Auswahl zu laden. Beide Zwecke sind standardmäßig deaktiviert. Deine Auswahl wird im Local Storage gespeichert (Schlüssel: consent-embed:google-maps und consent-analytics:google-analytics-4, Werte: granted/denied), damit wir deine Einstellung bei späteren Seitenaufrufen berücksichtigen können.

Es wird dabei keine eindeutige Consent-ID auf deinem Endgerät gespeichert.

Rechtsgrundlage Endgerätezugriff:
- technisch erforderliche Speicherung der Auswahl: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG
- bei nicht erforderlichen Technologien: § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung)

Nachweis der Einwilligung: Für die Nachweisführung protokollieren wir bei Consent-Änderungen den Einwilligungsstatus, den Zeitpunkt (decidedAt), den Zweck (google-maps-embed bzw. google-analytics-4 als Analytics-Kategorie), die referenzierte Policy-URL sowie die Policy-Version.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

11a. Serverseitige Reichweitenmessung (ohne Cookies)

Zur technischen Auswertung der Nutzung erfassen wir serverseitig aggregierte Reichweitenwerte (z. B. Seitenaufrufe je Pfad, Herkunft nach UTM-Quelle oder Referrer-Domain, Länderkürzel, Locale-Verteilung, Tageswerte). Diese Auswertung erfolgt ohne Marketing-Tracker und ohne geräteübergreifendes Profiling.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb, Reichweitenmessung und Optimierung unserer Website).

Datenkategorien: aufgerufener Pfad, UTM-Quelle (falls vorhanden), Referrer-Domain (gekürzt auf Hostname), Länderkürzel (z. B. DE), Locale sowie Zeitstempel. IP-Adressen werden dabei nicht als Statistikwert gespeichert.

Speicherdauer: Die aggregierten Statistikdaten werden für höchstens 365 Tage vorgehalten. Ältere Tageswerte werden entfernt; nicht zeitlich trennbare kumulierte Auswertungen werden dabei zurückgesetzt.

12. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Zur Bereitstellung und zum Betrieb der Website sowie zur Bearbeitung von Anfragen können Empfänger insbesondere sein:

• Hosting‑ und Mail‑Infrastrukturanbieter (ALL‑INKL.COM – Neue Medien Münnich)
• Kommunikationsdienstleister (WhatsApp/Meta – als eigener Verantwortlicher)
• Anbieter von Drittinhalten (Google – als eigener Verantwortlicher)
• Analyseanbieter (Google Analytics 4)
• IT‑Dienstleister im Rahmen von Wartung/Sicherheit (soweit erforderlich)

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, richtet sich ihre Einbindung nach Art. 28 DSGVO. Anbieter, die Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten, sind in den jeweiligen Abschnitten benannt.

13. Drittlandübermittlungen (z. B. USA)

Je nach eingesetzten Dienstleistern kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR (insbesondere die USA) stattfinden.

Sofern ein Anbieter in einem Drittland sitzt, erfolgt die Übermittlung – je nach Fall – auf Grundlage:

• eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO; z. B. EU‑US Data Privacy Framework, sofern der Anbieter zertifiziert ist), oder
• Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) sowie ggf. ergänzender Schutzmaßnahmen.

14. Speicherdauer

• Server‑Logfiles: in der Regel bis zu 14 Tage.
• Formularanfragen im serverseitigen Anfrage‑Speicher: höchstens 365 Tage ab Eingang. Daraus erzeugte E‑Mails werden nach den für die jeweilige Kommunikation geltenden Kriterien gelöscht; gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Erforderlichkeit zur Rechtsverfolgung bleiben unberührt.
• Direkte Kommunikation per E‑Mail oder WhatsApp: nach denselben Kriterien wie die jeweils zugrunde liegende Anfrage.
• Einwilligungsstatus für externe Inhalte (Local Storage): bis zum Widerruf oder bis zur Löschung durch dich im Browser.
• Einwilligungsstatus für Webanalyse (Local Storage): bis zum Widerruf oder bis zur Löschung durch dich im Browser.
• Serverseitiges Consent-Protokoll (Status, Timestamp, Zweck, Policy-URL/-Version): bis der Nachweiszweck entfällt und die hierfür rechtlich sowie organisatorisch festgelegte Frist abgelaufen ist.
• Google-Analytics-4-Nutzungsdaten: gemäß den im Google-Analytics-Konto konfigurierten Aufbewahrungsfristen.
• Serverseitige aggregierte Reichweitenstatistik: höchstens 365 Tage.
• Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen: entsprechend den gesetzlichen Fristen (insbesondere 6 oder 10 Jahre).

Nach Ablauf der jeweils einschlägigen Frist werden die Daten gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Rechtsverfolgung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

15. Deine Rechte

Du hast – je nach Voraussetzungen – folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an: info@studiheim.de

16. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen.

17. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.

Für uns zuständig ist in der Regel:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Postfach 221, 30002 Hannover
oder: Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
Tel.: 0511 120-4500
E‑Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

18. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung der als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten ist für die Bearbeitung deiner Anfrage erforderlich. Ohne diese Daten können wir deine Anfrage ggf. nicht beantworten oder keine vorvertraglichen Maßnahmen durchführen.

19. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Anforderungen oder unsere Datenverarbeitungen ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.